สำหรับโรงแรมที่พักขนาดเล็ก หลังบ้านจะช่วยจัดการงานอย่างไร?
ผู้ประกอบกิจการขนาดเล็กถึงขนาดกลางมีข้อจำกัดด้านการลงทุนที่แตกต่างกัน แต่เราไม่ควรนำข้อจำกัดนั้นมาเป็นข้ออ้าง "การไม่ลงมือทำ" เพราะไม่มีความเกี่ยวข้องอะไรกันแต่อย่างใด
เราลองมาดูตัวอย่างการทำทะเบียนทรัพย์สินและจดบันทึกรายการเครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆของแต่ละแผนกกันว่า ทำไมจึงเป็นปัญหาและมักเป็นข้ออ้าง ข้อหลีกเลี่ยงของพนักงานแม้กระทั่งในระดับหัวหน้างานเองที่มักจะเลือกที่จะทำรายการนี้ในลำดับหลังๆ ถ้าพบเห็นพนักงานที่มีลักษณะเช่นนี้ แนะนำให้พิจารณาทบทวนใหม่เพราะไม่ใช่คุณสมบัติของพนักงานฝ่ายบัญชีการเงินที่ดีแต่อย่างใด
การทำทะเบียนทรัพย์สินและการจดบันทึกรายการซื้อเครื่องมือเครื่องใช้ควรเริ่มลงมือทำตั้งแต่โครงการเริ่มก่อสร้างโดยแยกออกให้ชัดเจนระหว่างการก่อสร้าง การเตรียมการก่อนเปิด และเมื่อโรงแรมเปิดให้บริการ
สำหรับโรงแรมที่ไม่ได้มีการสั่งซื้อระบบบันทึกข้อมูลด้านทรัพย์สินสำหรับแผนกบัญชี ก็ไม่มีอะไรต้องกังวล เราสามารถทำรายการจดบันทึกได้โดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้ชัดเจน จะจดบันทึกลงในสมุดและคั่นด้วยกระดาษแบ่งเป็นหัวข้อ หรือจะทำการบันทึกข้อมูลลงในตารางเอ๊กเซล (Excel Sheet) และแบ่งหมวดหมู่ในแต่ละแทปก็ทำได้เช่นกัน แต่มักจะมีข้ออ้างต่างๆนานาที่ไม่ยอมลงมือทำ จนทำให้รายการพอกพูนเป็นจำนวนมาก และเมื่อจะต้องมาจัดทำก็เกิดความเบื่อหน่ายที่จะมานั่งทำ เพราะฉนั้นอย่ารอให้พอกพูน ถ้าทำวันละนิดวันละหน่อย ก็ไม่ต้องมานั่งลำบากจัดทำรายการทีละมากๆ
การบันทึกข้อมูลด้วยตารางเอ๊กเซล สามารถทำได้ง่ายๆ ทำแบบมีรูปอ้างอิง สร้างตัวเลขรหัสอ้างอิงของทรัพย์สินแต่ละหมวด แต่ละหมู่ ก็จะช่วยให้ข้อมูลเป็นระบบมากข้าง และถ้าจะบันทึกให้ข้อมูลละเอียดมากขึ้น ก็ควรบันทึกรายละเอียดร้านค้าที่ซื้อมาด้วย พร้อมเบอร์ติดต่อ บุคคลที่ติดต่อ เพื่อเวลาจะต้องจัดซื้อครั้งต่อไปจะได้มีข้อมูลอ้างอิง
ส่วนโรงแรมที่มีการสั่งซื้อระบบการบันทึกรายการทรัพย์สิน (Asset Control) หรือระบบการจัดซื้อ สั่งซื้อ (Purchase Request/Purchase Order) มาแล้ว ประเด็นมีเพียง "การลงมือใช้งาน" ปัญหาเช่นเดียวกัน คือลงทุนซื้อระบบมาด้วยราคาแพง แต่ไม่ใช้งานให้เกิดประโยชน์อย่างคุ้มค่ากับการลงทุน เพราะไม่มีการกำหนดตัวชี้วัดหรือ KPI ให้กับฝ่ายบัญชีและการเงินในเรื่องนี้ว่าจะต้องทำรายการบันทึกทรัพย์สิน เครื่องมือ เครื่องใช้ อุปกรณ์ต่างๆในโรงแรมให้ครบถ้วนและปรับปรุงข้อมูลประจำปีอย่างถูกต้อง ดังนั้นจึงมีหลายโรงแรมที่ประสบปัญหาเช่นนี้ และเมื่อมีการตรวจสอบบัญชี ก็จะต้องมีการมานั่งทำรายการกันอย่างมโหฬาร
ระบบมักถูกออกแบบมาให้สามารถเก็บข้อมูลได้มากมาย แต่อยู่ที่การใช้งาน การเก็บข้อมูลว่าได้มีการป้อนข้อมูลเข้าในระบบเพื่อประมวลผลหรือไม่ ถ้าไม่มีการป้อนข้อมูลเข้าระบบ แน่นอน ระบบก็ไม่มีอะไรจะให้ทำงาน เพราะฉนั้น ประเด็นหรือต้นเหตุ จึงอยู่ที่ตัวพนักงาน และหัวหน้าหน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบว่าจะกำกับทีมงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ อย่างไร
ระบบสมัยใหม่ ตั้งแต่การจัดซื้อ สั่งซื้อ การรับสินค้า สามารถใส่รายละเอียดได้มากมาย แต่มักจะไม่ใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่
ถ้าทุกโรงแรมให้ความสำคัญกับเรื่องทรัพย์สินและการจดบันทึกข้อมูลอย่างเข้มข้นแล้ว จะช่วยลดการสูญเสีย ลดค่าใช้จ่ายที่สิ้นเปลือง หรือไม่จำเป็นได้อย่างมาก โดยเฉพาะสำหรับโรงแรมที่พักขนาดเล็กที่ความสามารถในการสร้างรายได้โดยเปรียบเทียบกับโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีความแตกต่างกัน หากโรงแรมขนาดเล็กไม่หันมาลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ไม่จดบันทึกรายการต่างๆให้ละเอียด ไม่มีบันทึกรายการของแตกหักเสียหาย ไม่มีบทลงโทษพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตาม แน่นอน ความเสียหายที่เกิดขึ้นในหลักร้อยในแต่ละเดือน จะกลายเป็นหลักพักในหลายเดือน และกลายเป็นหลักหมื่น หรือหลายหมื่นในแต่ละปี เมื่อถึงเวลาที่เราต้องทำงบประมาณประจำปี และมีรายการเครื่องมือ เครื่องใช้ อุปกรณ์ต่างๆที่เราต้องซื้อใหม่มากมายโดยไม่จำเป็น
อีกคำถามที่มักถามกันคือ เครื่องมืออุปกรณ์บางอย่างเราควรจะซื้อ หรือเช่า ?
ประเด็นนี้จริงๆแล้วขึ้นอยู่กับสถานการเงินของแต่ละโครงการว่าในแต่ละโรงอยู่ในช่วงเวลาอะไร บางโรงอาจมีความจำเป็นเร่งด่วนต้องใช้เงินจำนวนมากในจังหวะเวลาที่จะต้องซื้ออุปกรณ์นั้นพอดี ก็อาจจะเปลี่ยนมาเป็นการเช่าไปก่อนได้ และเมื่อฐานะทางการเงินพร้อม ก็ค่อยมาพิจารณาเปรียบเทียบว่าการซื้อขาดจะมีประโยชน์ หรือข้อดีข้อเสียอย่างไร ที่สำคัญคือการเปรียบเทียบเงื่อนไขการให้บริการหลังการขาย
บางคนมักคิดแค่การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแต่ละเดือนจากการเช่า กับราคาของสินค้าเมื่อซื้อขาด อันนี้ก็สะท้อนอะไรบางอย่าง จริงๆแล้วยังมีปัจจัยอื่นๆที่เข้ามาเกี่ยวข้องอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่น อุปกรณ์บางอย่างต้องอาศัยช่างที่มีความชำนาญในการซ่อมแซมดูแล แต่โดยโครงสร้างของโรงแรมของคุณ อัตรากำลังของช่างมีแค่เพียงการจ้างช่างทั่วไปที่ทำได้เฉพาะงานเล็กๆน้อยๆ ไม่มีงบประมาณจ้างช่างในระดับหัวหน้าช่าง อันนี้ก็เป็นอีกประเด็นที่ควรนำมาคิดพิจารณา หรือเงื่อนไขการให้บริการหลังการขาย เช่น การมีเครื่องให้ใช้ทดแทนหากต้องส่งเครื่องเก่าซ่อม การรวมค่าใช้จ่ายอื่นๆเช่น ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ซึ่งมักจะรวมอยู่ในอัตราค่าเช่าอยู่แล้ว เป็นต้น
แค่ลงมือทำ ตามหน้าที่ของแต่ละคน ทุกอย่างก็จะราบรื่น
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น